07 Dez. 2022 - Björn Andersson

Moderation mit Timeboxen

Wie kann ich "charmant" darauf hinweisen, dass die Timebox abgelaufen ist und zum nächsten Thema übergangen wird?

Dieser Frage haben wir uns in der /agile elevation/-Online-Sprechstunde gewidmet, da eine Teilnehmerin sich das Thema gewünscht hatte. Es war eine spannende und lebendige Diskussion mit vielen anregenden Impulsen. 

Der Ausgangskontext war ein Regeltermin: Online, 1,5 h mit 12 Teilnehmenden, Format Lean Coffee, Timebox-Intervall 5 Minuten + 3 Minuten Verlängerungen, um normalerweise 3-5 Themen zu besprechen. Das erlebte Problem ist, dass die Teilnehmenden vom Thema abschweifen und Timebox-Signale (Timer, wedeln mit den Armen, Räuspern) nicht beachten.

Wessen Problem ist es?

Wem gehört eigentlich das Problem? Eine Handlungsoption ist, das Thema in das Meeting einzubringen und zu hinterfragen, ob es überhaupt ein Problem ist.

Der Moderator und/oder Facilitator hat die Kernaufgabe, dafür zu sorgen, dass das Ziel des Termins erreicht wird. Dafür benutzen wir unterschiedliche Methoden und Werkzeuge, zum Beispiel Timeboxen. Zweck ist es aber nicht, die Methoden nach Lehrbuch umzusetzen, sondern  das Ziel des Meetings zu erreichen. Wie empfinden es die Teilnehmenden? Sie wollen nach dem Termin Klarheit haben, wie es mit dem Thema weiter geht. Wird das erreicht? Sind die Timeboxen hilfreich? Wenn nicht, wie kann das Ziel anders erreicht werden? 

Mit welchem Ergebnis ist das Thema erledigt?

Anfangs bei der Themensammlung ist es eine gute Idee, dass Teilnehmende die Themen einbringen auch notieren, welches Ergebnis sie erwarten. Zum Beispiel "Es ist klar, wer sich die nächsten 2 Wochen darum kümmert" oder "Wir haben entschieden, ob wir dies machen oder sein lassen". Das hilft, Entscheidungen herbeizuführen. Vielleicht habt ihr beobachtet, dass es manchmal schwierig ist, in einem Termin eine Entscheidung zu treffen? Viele Termine existieren aber hauptsächlich dafür, Entscheidungen zu treffen. Es ist schwierig, weil in jeder Entscheidung liegt eine "Scheidung" von einer Alternative. Und wir haben selten Garantien dafür, dass die Entscheidung die wir treffen, die beste ist. Dennoch müssen wir uns häufig entscheiden um handlungsfähig zu werden. Ein Impuls zu unterschiedliche Entscheidungsmodelle findet ihr hier.

Timeboxen anpassen

Die Timeboxen die wir uns setzen sollten angemessen für den Kontext sein. Zum Kontext gehört natürlich viel. Persönlich tendiere ich dazu, die Timebox für Lean Coffee so zu setzen, dass wenn alle Themen behandelt werden würden, noch 1 oder 2 Themen behandelt werden könnten. Für eine Stunde mit 4 Themen wäre es zum Beispiel 12 MInuten für die erste Timebox, dann Verlängerung um 4 Minuten. Ich würde auch die Anzahl Teilnehmenden berücksichtigen. Möglicherweise auch das Format überdenken.

ELMO

Oder "Enough, Let's Move On", symbolisiert von der Elmo-Puppe aus der Sesamstraße. Kann man in den Chat oder auf ein virtuelles Whiteboard bei Onlinemeetings einfügen, wenn man weiterkommen möchte.

Wir haben auch einige andere Aspekte beleuchtet. Wenn Du Interesse hast bei den Sprechstunden dabei zu sein, registriere Dich für unseren Newsletter. Mit den Newslettern gehen auch die Einladungen zu unseren nächsten Online-Sprechstundenterminen raus.